CASE: Zo kreeg Björn Axén orde op zaken met de leveranciersfacturen

“We besparen absoluut meer dan dat het ons heeft gekost”
Johan Asperyd, hoofd afdeling financiën bij Björn Axén

Vóór het najaar van 2012 verwerkte het Zweedse bedrijf Björn Axén alle facturen op traditionele wijze. De financiële afdeling ontving papieren facturen die voor codering en validatie door de organisatie werden verstuurd. Soms kwamen de facturen voor validatie direct bij de afdelingshoofden terecht. Dit proces werd nog ingewikkelder gezien het feit dat Björn Axén uit vier verschillende ondernemingen bestaat op vijf fysieke adressen.

 

– Een vrij chaotische situatie en moeilijk om alle facturen onder controle te houden, vertelt Johan Asperyd hoofd van de financiële afdeling.

 

– Een factuur kan vrij eenvoudig bij iemand op het bureau blijven liggen, en in het ergste geval wordt men zich bewust van het bestaan van zo’n factuur wanneer er een aanmaning van de leverancier komt.

 

Johan blikt meerdere keren terug op de onzekerheidsfactoren wat betreft de hantering van facturen, wat ook de kwaliteit van de boekhouding kan beïnvloeden, de globale financiële controle en het risico van slechte relaties met leveranciers.

 

Johan was degene die het initiatief ondernam om Centsoft Invoice toe te passen. Eén van de redenen was om de werkbelasting te verminderen en om dubbel werk te voorkomen. Het bedrijf was flink gegroeid en volgens Johan had men op meer mensen in dienst moeten nemen, als de oplossing van Centsoft niet zou zijn ingevoerd.

 

Minder tijd en minder fouten

 

Een uitermate positief effect door de aanschaf van Centsoft Invoice is volgens Johan het effect op de werkbelasting.

 

– We besparen zeeën van tijd. We hebben niet exact uitgerekend hoeveel tijd we besparen, maar absoluut veel meer dan dat het ons heeft gekost, zegt hij.

 

Hij somt ook andere voordelen op zoals betere controle op de factuurstroom, verhoogde nauwkeurigheid in de boekhouding, en het aantal fouten is markant verminderd. We hoeven veel minder fouten op te sporen, dit bespaart ook weer tijd, en mocht er eens iets verkeerd zijn gegaan, dan ontdek je veel sneller waar de fout zich heeft voorgedaan.

 

Bovendien gaan het valideren veel sneller. Herinneringen aan de personen die verantwoordelijk zijn voor de validatie en de administrateur krijgt een overzicht over alle facturen, waar ze zijn en welke status ze hebben.

 

– Het systeem stelt waarschijnlijk wel hogere eisen aan de afdelingshoofden die de facturen moeten coderen, zegt hij en legt uit: voorheen konden ze een leeg veld achterlaten en zeggen “dat laat ik aan de financiële afdeling over”.

 

Facturen hanteren… saai werk

 

Dat wat de Johan’s medewerkers het meest waarderen is het overzicht over de facturen en het feit dat het zo makkelijk werkt. Nu kunnen ze meer productief werk verrichten en het werk doen waarvoor ze gekwalificeerd zijn.

 

– Nu het niet langer nodig is om in een rekeningenschema te zoeken in verband met codering, is hun werk een stuk leuker geworden, zegt Johan.

 

Zelf vindt Johan dat de hele boekhoudprocedure een stuk soepeler verloopt:
Hij kan snel Centsoft openen en verschillende boekstukken bekijken, zonder eerst een reeks ordners door te nemen. Het werkt ook een stuk makkelijker wanneer hij overzichten moet samenstellen voor vergaderingen met de marketingmanager.

 

Eenvoudige implementatie

 

Björn Axén heeft sinds het bedrijf in 2012 Centsoft in gebruik nam ook een nieuwe financiële administratie aangeschaft en heeft Centsoft zodoende twee keer in het systeem geïntegreerd. Johan is van mening dat het in beide gevallen opvallend voorspoedig verliep.

 

Ook zijn medewerkers uiten zich positief over de verandering en geven aan: “dat je het systeem meteen leert, zelfs nieuw personeel heeft er geen moeite mee. Er is geen drempel die je eerst moet overwinnen.”

 

Waarom Centsoft?

 

De leverancier van de aan Björn Axén geleverde kopieermachines raadden Johan aan om eens naar Centsoft te kijken. Hij wilde geen ingewikkeld systeem en wilde ook geen overmatige investeringen doen.

 

Johan gelooft dat Centsoft Invoice een systeemoplossing is die voor de meeste bedrijven geschikt is. Hij is ook uitermate tevreden met het geleverde support, snel en effectief, en de zich steeds verder ontwikkelende software.

 

– Je merkt dat ze zich tot het uiterste inzetten, zegt hij.

 

Johan is niet ongerust voor bedrijfsonderbrekingen of storingen en zegt dat hij zich niet meer ongerust maakt dan voor andere diensten zoals bijvoorbeeld Internetbanken.

 

Alles bij elkaar genomen is Johan er met behulp van Centsoft Invoice in geslaagd om de werkbelasting op de financiële afdeling te verminderen. Zelf vindt hij dat hij een beter overzicht heeft en dat hij tevredenheid voelt over het feit dat hij het werk van zijn medewerkers een stuk aangenamer heeft gemaakt.

 

Wilt u ook graag weten hoe Centsoft Invoice eruit ziet en hoe het werkt? Boek een gratis demo met één van onze systeemdeskundigen door onderstaande aanvraag in te vullen.