Stap voor stap – hoe werkt het?

Het gebruik van Centsoft Invoice voor verwerking van elektronische facturen is eenvoudig. Hier volgt een beschrijving van de manier waarop deze dienst werkt.

 

1. De factuur wordt gescand.

Wanneer de factuur binnenkomt wordt deze via een scanningscentrale gescand en herkent, of in de cloud met behulp van de dienst Readsoft online. De facturen worden daarna als PDF-bestand naar een e-mailadres verstuurd – en verschijnen na slechts een paar minuten in Centsoft.

U kunt dit e-mailadres ook direct aan uw leveranciers doorgeven, zodat zij facturen direct als PDF kunnen versturen. Op deze manier ontkomt het bedrijf aan de hantering van post en documenten.

Centsoft maakt gebruik van een unieke integratie met Readsoft online waarbij het niet nodig is om als gebruiker in te loggen, verificatie en inlezen geschiedt gelijktijdig wanneer de factuur in Centsoft wordt gecodeerd.

 

2. De facturen worden in Centsoft verwerkt

Wanneer de facturen eenmaal in Centsoft zijn beland, kunnen ze op eenvoudige wijze worden geopend en gecodeerd, of voor validatie worden doorgemaild.

Het systeem wordt geconfigureerd aan de hand van uw validatieprocedure, en de factuur kan worden verdeeld in meerdere boekingsregels en kunnen naar verschillende personen worden verstuurd. De juiste personen krijgen op deze manier toegang tot een online validatie, via een browser en waar ze zich dan ook mogen bevinden.

Het is eenvoudig om de status van de facturen te volgen en om verschillende soorten rapporten op te vragen. Omdat alle facturen zijn gedigitaliseerd zijn ze ook zoekbaar.

 

3. Automatisch naar het financiële systeem

Centsoft Invoice werkt als een volledig geïntegreerde eenheid in uw administratieve systeem. Dit houdt in dat alles wat in Centsoft gebeurt automatisch naar het administratiesysteem wordt overgevoerd.

Centsoft haalt ook automatisch alle instellingen van het administratiesysteem die nodig zijn voor het boeken van een factuur, zoals leveranciersregister, grootboekrekeningen en valutawaarden. Wanneer de factuur daarna is geboekt en klaar in Centsoft, dan gaat deze direct verder naar het administratiesysteem en is dan klaar voor betaling.