Zo werkt het

Met Centsoft Invoice krijgt u het modernste systeem voor verwerking van leveranciersfacturen dat op de markt wordt aangeboden. Het is een effectief maar eenvoudig systeem om mee te werken, en kan worden gebruikt voor zowel kleine als grote bedrijven

 

 

 

 

 

Het gebruik van Centsoft Invoice voor verwerking van elektronische facturen is eenvoudig te leren in drie simpele stappen

1.

Hoe wordt de ontvangst van facturen vereenvoudigd?

Scan and forward all vendor invoices to an email address designated by Centsoft. This way all invoices will appear ready to be recorded in your Centsoft Invoice, recognized and digitized. To save a step, ask your suppliers to forward their electronic PDF invoices directly to this email address and all invoices are kept in one place.

 

2.

Facturen worden in Centsoft Invoice verwerkt

Centsoft Invoice is bereikbaar via computer, tablet of smartphone. In het programma wordt de factuur gematcht aan de juiste leverancier, gecodeerd en gevalideerd.

Het systeem wordt geconfigureerd aan de hand van uw validatieprocedure, en de factuur kan worden verdeeld in meerdere boekingsregels en kunnen naar verschillende personen worden verstuurd. De juiste personen krijgen op deze manier toegang tot een online validatie, via een browser en waar ze zich dan ook mogen bevinden. Een groot gedeelte van de codering wordt in Centsoft Invoice geautomatiseerd. Wij kunnen de informatie op uw factuur herkennen en presenteren vervolgens een voorstel voor de codering die u daarna valideert of indien nodig wijzigt.

Het is eenvoudig om de status van de facturen te volgen en om verschillende soorten rapporten op te vragen. Omdat alle facturen zijn gedigitaliseerd zijn ze ook zoekbaar.

 

3.

Integratie met administratiesysteem

Centsoft Invoice werkt als een volledig geïntegreerde eenheid in uw administratieve systeem. Dit houdt in dat alles wat in Centsoft gebeurt automatisch naar het administratiesysteem wordt overgevoerd.

Centsoft haalt ook automatisch alle instellingen van het administratiesysteem die nodig zijn voor het boeken van een factuur, zoals leveranciersregister, grootboekrekeningen en valutawaarden. Wanneer de factuur daarna is geboekt en klaar in Centsoft, dan gaat deze direct verder naar het administratiesysteem en is dan klaar voor betaling.

 

 

Automatische overschakeling voor leveranciers die liever EDI-facturen versturen.
Facturen worden altijd gescand en herkend – het is nu niet langer nodig om bedragen, datums, factuurnummers en dergelijke in te voeren.
Automatiseer boekingen aan de hand van sjablonen, eerder verrichte boekingen van dezelfde leverancier die worden opgevraagd met volledig geautomatiseerde voorstellen voor boeking van terugkomende facturen.
Zoek binnen alle factuurinformatie, niet alleen in de factuur waarin een boeking is ingevoerd of zoek de leverancier van wie u de factuur heeft ontvangen.
Bouw dynamische validatiestromen op - verstuur de factuur voor validatie naar één of meerdere gelijktijdige goedkeurders. Geef limieten aan voor verschillende validatieniveaus.
Creditcardfacturen kunnen in Excel worden gecodeerd en daarna in Centsoft Invoice worden geïmporteerd.
Valideer de factuur vanaf de computer of een smartphone.
Geen dubbel werk - transparante integratie met het administratiesysteem.
Rapportfuncties voor eenvoudige samenstelling en afdruk van meerdere facturen.
Facturen merken – help de administratie en maak activiteitenlijsten aan voor factuuropmaak, aftrek op loon en dergelijke.
Matchen van factuur tegen inkomende leveringen.

 

 

Automatiseer de hele factuurstroom

Centsoft Invoice kan aan de voorwaarden van uw onderneming worden aangepast, en het is mogelijk om een workflow te creëren voor automatisering van validatieprocedures. Wij staan voor de configuratie van het administratiesysteem en het aanpassen van routines en werkwijzen. Het systeem kan onder andere worden gematcht aan inkomende leveringen en inkooporders uit het administratiesysteem.

Het scannen en herkennen van de facturen kan op verschillende manieren plaatsvinden. U kunt hiervoor bijvoorbeeld een dienst in de cloud gebruiken of u kunt ze naar een scanningscentrale doorsturen.

Uitermate gebruiksvriendelijk

Centsoft is eenvoudig in het gebruik. Het is een gebruiksvriendelijk systeem met een intuïtieve workflow waarmee het u gemakkelijk wordt gemaakt om ermee aan de slag te gaan.

Gedurende de installatieperiode helpen wij u met alle benodigde basisinstellingen, en wij geven u een uitvoerige uitleg over de werking van het systeem.

Aangezien het bijzonder eenvoudig is om met het systeem te werken, is voor het personeel dat is belast met de administratie en de personen die de facturen valideren slechts een geringe opleiding nodig. Dit maakt het ook een stuk eenvoudiger om tijdelijke werkkrachten bij de administratie in dienst te nemen.

Lees meer over Centsoft

Get started right away!
Please fill in your information below and we will contact you.

Lees meer